Delegasi otoritas dalam manajemen - pro dan kontra

Kerja yang efektif dari perusahaan adalah manfaat dari keseluruhan kerja kolektif. Jika dalam organisasi seperti itu setiap karyawan berupaya dengan tugas-tugas yang ditetapkan, dan pada saat yang sama dapat mengambil alih pekerjaan seorang pemimpin yang lebih unggul, kesuksesan jelas. Mari kita coba mencari tahu apa prinsip pendelegasian wewenang dan apa yang merupakan delegasi dalam manajemen waktu .

Apa itu pendelegasian wewenang?

Tidak setiap pemimpin tahu apa itu delegasi. Pendelegasian wewenang dipahami sebagai proses mentransfer beberapa fungsi manajer kepada manajer atau karyawan lain untuk memenuhi tugas-tugas tertentu dari organisasi. Ini digunakan baik untuk meningkatkan dan mengoptimalkan tenaga kerja manajer. Merupakan hal yang lazim untuk mengidentifikasi konsep-konsep yang berlawanan dari proses di mana otoritas dapat didelegasikan. Ini adalah konsep klasik, serta konsep penerimaan otoritas.

Psikologi pendelegasian wewenang

Di perusahaan dan organisasi, pendelegasian wewenang adalah proses mentransfer kepala sebagian dari pekerjaan mereka kepada orang lain. Delegasi seperti itu secara psikologis dibenarkan jika:

1. Manajer terlalu banyak bekerja dan tidak bisa menyelesaikan masalah sendiri.
2. Melalui transfer kerja ke karyawan, manajer akan memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan masalah yang sangat penting yang dapat dipecahkan hanya olehnya.
3. Karyawan subordinasi telah mengembangkan kesiapan manajerial dan ada kebutuhan untuk melibatkan mereka dalam berpartisipasi dalam persiapan dan adopsi keputusan manajemen yang penting.

Namun, terkadang selama proses delegasi, kesalahan berikut diizinkan:

1. Delegasi otoritas tanpa menugaskan tanggung jawab tertentu kepada karyawan.
2. Proses mentransfer bagian dari pekerjaan bertentangan dengan kewajiban karyawan.
3. Delegasi tanggung jawab tanpa otoritas.

Bagaimana pendelegasian berbeda dari pengaturan tugas?

Seringkali, manajer menganggap konsep-konsep seperti delegasi dan pernyataan tugas untuk hal yang sama, meskipun dalam kenyataannya kedua fungsi ini berbeda satu sama lain. Jadi, esensi delegasi terletak pada proses mentransfer bagian tertentu dari pekerjaan dari pemimpin ke bawahan. Adapun perumusan tugas, di sini kita berbicara tentang pekerjaan yang diperlukan yang berhubungan dengan tugas resmi karyawan.

Keuntungan dan kerugian dari delegasi

Sebelum menyerahkan pekerjaan Anda kepada bawahan, penting untuk memikirkan konsekuensinya, karena pendelegasian wewenang memiliki kelebihan dan kekurangannya. Jelas, itu memotivasi karyawan untuk bekerja lebih produktif dan berusaha untuk pertumbuhan karier. Selain itu, delegasi dalam manajemen secara ekonomi sangat menguntungkan bagi perusahaan. Namun, pada saat yang sama, manajer harus memahami bahwa dengan mengalihkan pekerjaan mereka kepada bawahan mereka, mereka berisiko meruntuhkan waktu dan menimbulkan tanggung jawab untuk ini kepada manajemen yang lebih tinggi.

Pro Delegasi Otoritas

Ada banyak keuntungan dari delegasi:

1. Proses mentransfer pekerjaan kepada bawahan adalah metode motivasi yang efektif. Jadi, jika manajer memindahkan pekerjaannya ke bawahan, dengan demikian meningkatkan tanggung jawabnya dan meningkatkan produktivitas.
2. Proses ini adalah cara yang sangat baik untuk meningkatkan kualifikasi karyawan. Jika seseorang melakukan pekerjaan baru untuknya, itu akan menstimulasi dia untuk menguasai bidang kegiatan yang tidak dikenal dan di masa depan untuk menggunakan pengetahuan dan pengalaman yang didapat.
3. Pendelegasian wewenang merupakan insentif besar dalam pekerjaan bawahan yang merasa diri mereka menjadi tuan di bidang pekerjaan tertentu. Seiring waktu, ia terbiasa dengan kemerdekaan dan mempersiapkan orang untuk pindah ke posisi tinggi.
4. Proses mentransfer pekerjaan kepada bawahan menghemat dana perusahaan.
5. Delegasi adalah cara terbaik untuk mempercepat proses tertentu. Manajer tidak bisa dan seharusnya tidak mengerti segalanya. Adalah bijaksana untuk memindahkan tugas-tugas semacam itu kepada bawahan.
6. Proses ini adalah peluang bagus untuk berkonsentrasi pada tugas yang lebih signifikan dan kompleks. Jadi, ketika manajer menggeser pekerjaan rutin ke bawahannya, dengan demikian ia membebaskan waktu untuk memecahkan masalah penting dan melaksanakan proyek prioritas.

Kekurangan pendelegasian wewenang

Proses seperti itu sebagai pendelegasian wewenang dalam organisasi memiliki kelemahan berikut:

1. Ketika mentransfer tugas mereka kepada karyawan, manajer tidak dapat memastikan kualitas pelaksanaan yang tepat. Untuk alasan ini, tugas utama di sini adalah pemilihan spesialis yang kompeten dalam hal ini.
2. Kemungkinan bahwa seorang karyawan mungkin tidak dapat mengatasi tugas yang diberikan. Ketika menetapkan tenggat waktu, penting untuk meninggalkan beberapa hari untuk kemungkinan force majeure.
3. Tanggung jawab untuk tugas yang dieksekusi atau tidak dipenuhi dalam hal apapun akan ditanggung oleh manajer. Meskipun bagian tanggung jawab tertentu ditugaskan kepada karyawan, manajer, dan bukan bawahan, harus melaporkan tugas tidak selesai tepat waktu.
4. Probabilitas bahwa bawahan akan melakukan tugas yang diajukan lebih baik daripada pemimpin.

Delegasi otoritas dalam manajemen

Tujuannya adalah kewenangan yang didelegasikan dalam pekerjaan manajer:

1. Pelepasan pendelegasian waktu untuk memecahkan masalah yang lebih sulit, atau sama sekali tidak dapat diganti.
2. Tingkatkan motivasi bagi mereka yang memiliki wewenang didelegasikan.
3. Tingkatkan keyakinan dalam tim kerja.
4. Periksa bawahan untuk bertugas.

Dalam teori pemerintahan yang demokratis, delegasi dipahami bahwa setiap orang memiliki kekuatan lahir, atau sesuai dengan hak-hak sipil. Warga negara dapat mendelegasikan kekuatan ini dalam proses pemilihan untuk memenuhi tugas-tugas khusus yang memerlukan spesialisasi dan kompetensi, termasuk keterampilan manajemen.

Tujuan Delegasi

Saya membedakan tujuan pendelegasian wewenang seperti itu:

1. Tingkatkan efisiensi bawahan.
2. Kurangi beban manajer, bebaskan mereka dari perputaran dan ciptakan kondisi yang paling dapat diterima untuk menyelesaikan tugas manajemen strategis dan prospektif. Dalam hal ini, delegasi berjuang dengan turnover.
3. Melatih calon karyawan dan di masa depan untuk membentuk cadangan staf.
4. Tingkatkan keterlibatan dan komitmen karyawan. Delegasi dapat dianggap sebagai kepercayaan khusus dan pada saat yang sama menjadi sarana dorongan moral.

Aturan untuk pendelegasian wewenang

Ada aturan pendelegasian seperti itu:

1. Kekuasaan sendiri harus ditransfer hanya untuk kebaikan sebab, dan bukan untuk gengsi.
2. Delegasi otoritas harus digunakan sebagai alat untuk memperkuat kepercayaan diri karyawan.
3. Delegasi membutuhkan dukungan dari manajer. Untuk ini, Anda harus siap.
4. Penting untuk mempertimbangkan kemungkinan membuat keputusan yang salah dan bukan yang paling akurat. Pada saat yang sama, ada tugas, solusinya harus sempurna. Tugas semacam itu tidak perlu didelegasikan kepada bawahan.
5. Kredensial dan fungsi harus ditransfer langsung ke orang yang akan melakukan tugas.
6. Kritik harus diungkapkan dengan hati-hati. Perlu untuk memahami situasi dan menuntut penjelasan atas alasan apa kesalahan ini atau itu terjadi.
7. Manajer harus bertanggung jawab atas semua keputusan.

Jenis delegasi

Proses seperti itu sebagai delegasi dalam manajemen dibagi menjadi dua tipe utama:

1. Pendelegasian wewenang tanpa mengalihkan tanggung jawab adalah suatu proses mentransfer karyawan ke tugas, tanggung jawab yang masih ada pada manajer. Jadi, bawahan melakukan tugas yang ditugaskan, melaporkan kepada manajer, dan dia melapor kepada atasannya
2. Delegasi wewenang dan tanggung jawab adalah proses mentransfer tidak hanya tugas kepada bawahan, tetapi juga tanggung jawab untuk pelaksanaannya sebelum manajemen yang lebih tinggi.

Delegasi balik

Terkadang masalah pelimpahan wewenang membuat manajer berpikir tentang perlunya mentransfer pekerjaan kepada bawahannya. Terutama ketika pemimpin menghadapi delegasi balik. Di bawah pendelegasian balik dipahami situasi seperti itu, ketika karyawan mengembalikan tugas yang dipercayakan kepada manajer. Di antara alasan untuk proses ini:

1. Bawahan tidak mau mengambil risiko.
2. Rasa tidak aman dari bawahan dengan kekuatan mereka sendiri.
3. Bawahan tidak memiliki informasi dan peluang yang diperlukan untuk berhasil mengatasi tugas-tugas.
4. Manajer tidak dapat menolak untuk menanggapi permintaan bantuan.

Buku-buku tentang pendelegasian wewenang

Jangan membuat kesalahan yang menyebalkan dalam proses mentransfer pekerjaan dari manajer ke bawahan akan membantu buku-buku tentang delegasi:

1. "One-Minute Manager and Monkeys" Kenneth Blanchard . Buku ini menceritakan tentang seorang manajer rewel, yang tidak bisa mengatasi pekerjaannya. Hanya ketika seorang pria belajar mengendalikan monyet dia mengerti di mana dia membuat kesalahan dalam pekerjaannya.
2. "Bagaimana mendelegasikan otoritas. 50 pelajaran tentang stiker »Sergey Potapov . Seorang pelatih bisnis terkenal dalam bukunya berbicara tentang trik praktis dalam proses delegasi yang tidak begitu sederhana.
3. "Delegasi otoritas" Richard Luke . Buku ini akan memberi tahu Anda mengapa penting bagi setiap pemimpin untuk mendelegasikan kekuatannya, tahapan proses apa yang terdiri dari dan bagaimana memecahkan masalah utama.