Kita semua melakukan kesalahan dan terkadang kita dipaksa meminta maaf dari orang lain untuk hubungan manja. Jadi surat permintaan maaf adalah salah satu jenis surat yang rumit. Lagi pula, dalam surat ini, penulis sering menyentuh penyesalannya (dan kadang-kadang tidak ada keinginan untuk meminta maaf, dan dalam korespondensi bisnis itu terjadi bahwa Anda juga harus meminta maaf belum tentu karena kesalahan Anda sendiri).
Untuk meminta pengampunan diperlukan. Lagi pula, kemampuan untuk mengakui kesalahan seseorang, kesalahan mereka dan kesiapan mereka untuk mengoreksi mereka pada saat yang sama merupakan elemen penting dari citra setiap organisasi. Permintaan maaf tertulis membawa tujuan utama sebagai permintaan maaf, sambil menjaga wajah perusahaan dan memulihkan hubungan yang rusak. Selain itu, penting untuk mengurangi kemungkinan insiden konflik, sambil meminimalkan konsekuensi negatif dari kesalahan tersebut. Surat permintaan maaf harus dikirim dalam kasus-kasus berikut:
- Perilaku salah di pihak Anda terhadap karyawan dari organisasi lain (terlepas dari akar penyebab perilaku tidak manusiawi).
- Jika Anda tidak memenuhi kewajiban kontrak Anda (juga tanpa menghiraukan alasannya).
- Perilaku karyawan Anda yang salah, yang menjadi semacam domain publik.
- Dalam kasus force majeure.
Bagaimana cara menulis surat permintaan maaf?
Permintaan maaf tertulis memiliki struktur yang tidak mengandung perbedaan khusus dari struktur surat bisnis normal, tetapi topik akan menjadi pilihan terbaik jika Anda menjadikan subjek surat netral, tidak berfokus pada fakta bahwa surat ini adalah permintaan maaf. Biarkan surat itu ditandatangani oleh manajer puncak perusahaan. Perlu untuk menciptakan kesan bahwa manajer menyadari pentingnya masalah yang dibuat secara salah dan, dengan sangat menyesal tentang apa yang terjadi, siap meminta maaf dari pihak yang dirugikan. Teks permintaan maaf memengaruhi pemulihan reputasi profesional perusahaan atau pejabat Anda.
Tergantung pada bentuknya, teks dibagi menjadi: bagian pengantar, bagian utama dan kesimpulan. Permintaan maaf hanya disampaikan satu kali di bagian pengantar surat itu. Paragraf kedua adalah bagian utama. Penting untuk menjelaskan alasan atas apa yang terjadi. Hindari frasa "masalah kecil", penundaan kecil, "dll. Paragraf ketiga adalah ekspresi kesedihan, penyesalan. Kesimpulannya harus menyatakan harapan bahwa kasus seperti itu akan terjadi lagi.
Jangan lupa bahwa jika Anda melakukan segalanya dengan benar, maka, alih-alih karyawan yang tidak puas dari perusahaan atau klien lain, dapatkan beberapa yang permanen.